Uno de los temas más controversiales es la organización de oficinas, el sitio donde laboramos y que pocas veces tenemos la fortuna de tener para nosotros mismos. Por lo regular se trata de un espacio que compartimos con más colaboradores, dos, tres hasta mas de una docena. Esto puede provocar que el desorden crezca en forma exponencial, multiplicado por el número de personas que trabajan en el mismo espacio e inclusive por el número de personas que visitan o atienden asuntos con las personas residentes.

La forma más realista de acercarnos al tema de la organización laboral es que se trate de un esfuerzo conjunto de todas las personas que realizan su labor en ese espacio. Se tiene que convenir a través de una mini junta los beneficios que se obtendrán a futuro si mejoramos los sistemas de organización actuales. Este resultado será mucho mayor si aunado al establecimiento de un orden espacial se conjunta con un aprendizaje de técnicas de optimización a nivel laboral. Si hacemos el sistema de trabajo más funcional y hacemos el espacio de trabajo más funcional, el resultado será grandioso. Uno de los temas que se pueden investigar para optimizar las cultura de trabajo es entender el concepto de las 5 S que es un sistema aplicado en Japón pero que ha permeado a otras latitudes del planeta. En posteriores artículos abundaremos de este tema.

Lo que más desquicia a una oficina es quizá su principal motor; los documentos. Expedientes, oficios, cartas, memorándums, reportes, correspondencia, facturas, recibos, declaraciones, etc., los hay de todas dimensiones e importancias. De la cantidad de papeles que se mueven en una oficina depende directamente el riesgo de caos que pueda alcanzarse. Se acumulan en rincones, escritorios y sillas, y la pérdida de uno de ellos puede ser motivo de despido o cuando menos de una escaramuza que desemboca en el estrés de localizarlo.

Cuándo no se cuenta con la colaboración del resto de los empleados de un recinto laboral se pueden emplear técnicas de organización de espacios para nuestro entorno inmediato; escritorio, mesa de trabajo, cubículo personal, etc. De las medidas que podemos adoptar tanto en conjunto como individualmente puedo enumerar algunas muy básicas de las que podemos desprender muchas más.

Sistema de clasificación. Esta es la pieza clave para domar al monstruo. Conforme los documentos de todas clases arriban, se tiene que clasificar ya sea en una bandeja de entrada y otra de salida, o pueden hacer la labor canastos o cajas perfectamente etiquetadas e identificadas. El objeto es dividir la montaña de papeles, fraccionándola. Pon lo que es correspondencia, avisos, memorándums, en sí cualquier documento de comunicación en un sitio. Lo de relevancia fiscal y contable, como documentos cobrables, comprobantes, facturas y recibos en otro; expedientes integrados a otra bandeja y por último lo que sabes que es publicidad o correo sin interés, no pierdas tiempo clasificándolo deposítalo en el bote de basura o de reciclaje. Piensa en conseguir un destructor de papel, será útil. Un consejo, mientras más vertical sea tu sistema de organización menos espacio te ocupara en el escritorio.

Una buena bandeja de entrada sirve para empezar a organizar papeles.

(Vía Office Depot )

No tienes espacio en el escritorio vete a las paredes con un sistema de pared

(Vía Office Depot )

Atención inmediata. Tiempo es ganancia, de ser posible cada uno de los documentos atiéndelo al momento de que llegue a tus manos. Dale salida ya sea archivándolo, dando respuesta o delegándolo a quién le toque en turno de la cadena de mando. Mientras más tiempo atrases la labor de atención más documentación te llegará y más agotador resultará no resultar ahogado por papeles. Si tus labores no te permiten dar respuesta a lo largo de la jornada laboral, determina espacios de tiempo; 15 minutos por la mañana para oficios y comunicados de importancia, 15 después de la comida para los comunicados no urgentes, y quince minutos antes de salir para archivar todos los pendientes resueltos.

Sin papel. No desestimes de ser posible convertir la oficina en un sitio paperless, donde lo que sea susceptible lo dejes de recibir en papel y lo recibas por medios digitales como correos electrónicos o generación de archivos tipo PDF o similares para evitar rellenar cada rincón vació de la oficina con papeles. Al mismo tiempo de lo que recibas en digital, piensa dos o hasta tres veces la conveniencia de imprimir el documento para ahorrar papel, esfuerzo y espacio.

(Imágenes Prediseñadas© Microsoft Office:mac®)

Auxíliate teniendo elementos de organización como repisas, revisteros, archiveros móviles para mantener el orden en materia de papel, y para el resto de utensilios de oficina, ten lapiceros, cajas de distintos tamaños, divisores de cajones, etc. Pero no los compres, especialmente si no hay presupuesto de parte de la empresa para ello, busca opciones recicladas o hechas por ti, al final del día si te ahorra esfuerzo en tu trabajo vale la pena tu inversión de tiempo.

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Para inspiración de la red en temas de oficinas, especialmente oficinas de casa ve a Houzz.com en su apartado de oficinas, aunque en inglés tiene imágenes maravillosas.